Termeni și condiții

Părțile și obiectul

Acești termeni guvernează folosirea platformei Lumen, furnizată de FLOWMIND AI SRL, CUI 55417057, J2026049485004, cu sediul în Aleea Rândunelelor nr. 3, bl. 16, sc. A, et. 3, ap. 13, Râmnicu Vâlcea, județul Vâlcea, România, denumită în continuare Furnizorul.

Cealaltă parte este cabinetul sau clinica ce folosește platforma, denumită în continuare Clinica. Serviciul este destinat exclusiv utilizării profesionale. Nu se adresează consumatorilor, iar dispozițiile privind protecția consumatorilor nu se aplică raportului dintre părți.

Acolo unde între părți s-a încheiat un contract scris separat, prevederile acelui contract prevalează asupra prezentelor condiții.

Definiții

• Platforma — aplicația web pentru personalul Clinicii și agentul automat care poartă conversații cu pacienții.
• Agentul automat — componenta care răspunde mesajelor primite pe canale, folosind un model de limbă.
• Canal — WhatsApp, Messenger sau Instagram, conectate la platformă de către Clinică.
• Pacient — persoana care scrie Clinicii pe un canal sau ale cărei date sunt înregistrate de Clinică în platformă.
• Escaladare — situația în care agentul automat predă conversația unui om din partea Clinicii.

Încheierea contractului și conturile

Contractul se încheie la momentul activării contului Clinicii sau la semnarea contractului scris, oricare intervine primul. Accesul se acordă pe bază de invitație transmisă pe e-mail; persoana care activează contul confirmă că are dreptul să angajeze Clinica.

Clinica administrează singură conturile personalului său și răspunde de ele. Fiecare persoană primește cont propriu — conturile nu se împart, întrucât jurnalul de acces la fișele pacienților își pierde valoarea probatorie dacă mai multe persoane folosesc aceeași identitate. Clinica anunță Furnizorul, respectiv dezactivează contul, atunci când o persoană nu mai are dreptul de acces.

Ce include serviciul

Serviciul cuprinde accesul la aplicația de clinică, funcționarea agentului automat pe canalele conectate, configurarea inițială făcută împreună cu Clinica, actualizările platformei și asistența pentru probleme de funcționare.

Nu sunt incluse: costurile percepute de operatorii canalelor pentru mesajele care nu intră în categoriile gratuite, echipamentele și conexiunea la internet ale Clinicii, integrările cu programe terțe care nu sunt convenite în scris și migrarea datelor dintr-un sistem anterior, dacă nu s-a convenit altfel.

Abonament, perioadă de probă și plată

Serviciul se plătește printr-un abonament lunar per clinică, al cărui cuantum se stabilește individual, în funcție de mărimea Clinicii și de canalele folosite, și se consemnează în oferta acceptată sau în contract. Abonamentul nu se calculează per conversație, per programare sau per mesaj.

Înaintea primei plăți, Clinica beneficiază de o perioadă de probă, a cărei durată se stabilește la momentul ofertei. În perioada de probă, Clinica poate renunța fără costuri și fără preaviz.

Facturile se emit lunar și se achită în termenul înscris pe factură. La întârziere mai mare de 15 zile, Furnizorul poate suspenda accesul, după o notificare prealabilă transmisă pe e-mail cu cel puțin 5 zile înainte. Suspendarea nu șterge datele Clinicii.

Obligațiile clinicii

Clinica se obligă:

• să dețină un temei legal pentru prelucrarea datelor pacienților și să își informeze pacienții despre folosirea unui sistem automat în comunicarea cu ei;
• să introducă și să mențină corect datele de funcționare — program, medici, servicii, durate — întrucât agentul automat propune programări pe baza lor;
• să trateze escaladările într-un timp rezonabil; agentul predă conversația unui om tocmai pentru situațiile pe care nu le poate rezolva singur;
• să respecte politicile operatorilor de canale, în special politicile WhatsApp Business, și să nu folosească platforma pentru mesaje nesolicitate;
• să nu folosească platforma pentru urgențe medicale, sfaturi de diagnostic sau orice altă situație în care întârzierea unui răspuns poate afecta sănătatea unei persoane;
• să păstreze confidențialitatea datelor de acces.

Canalele Meta

WhatsApp, Messenger și Instagram sunt servicii ale Meta Platforms. Funcționarea lor, tarifele pentru mesaje, limitele de trimitere și condițiile de utilizare sunt stabilite de Meta și se pot modifica fără acordul părților.

Furnizorul nu răspunde pentru întreruperi, restricționări sau suspendări dispuse de Meta asupra contului, numărului sau paginii Clinicii, inclusiv atunci când acestea rezultă din nerespectarea politicilor Meta de către Clinică. Furnizorul sprijină Clinica în remedierea unor astfel de situații, în limita mijloacelor disponibile.

Limitele agentului automat

Prin urmare, agentul automat nu oferă sfaturi medicale, nu stabilește diagnostice și nu înlocuiește judecata personalului Clinicii. Clinica rămâne responsabilă pentru actul medical și pentru relația cu pacientul. Recomandăm verificarea periodică a conversațiilor și a escaladărilor, funcție disponibilă în aplicație.

Disponibilitate și mentenanță

Furnizorul depune eforturi rezonabile pentru ca platforma să fie disponibilă continuu, dar nu garantează un nivel de disponibilitate exprimat procentual, în lipsa unui acord scris separat care să prevadă expres un asemenea nivel.

Lucrările de mentenanță planificate se anunță în avans și se programează, pe cât posibil, în afara programului de funcționare al Clinicii. Întreruperile cauzate de furnizorii de infrastructură sau de operatorii de canale nu sunt imputabile Furnizorului.

Protecția datelor

În privința datelor pacienților, Clinica este operator, iar Furnizorul este persoană împuternicită de operator și prelucrează datele exclusiv pe baza instrucțiunilor Clinicii. Detaliile prelucrării sunt descrise în Politica de confidențialitate.

Părțile încheie un acord de prelucrare a datelor, în condițiile articolului 28 din Regulamentul (UE) 2016/679, care face parte integrantă din contract.

Proprietate intelectuală

Platforma, codul, interfața, documentația și marca rămân proprietatea Furnizorului. Clinica primește un drept de utilizare neexclusiv, netransferabil și limitat la durata contractului.

Datele introduse de Clinică și datele pacienților rămân ale Clinicii. Furnizorul nu dobândește niciun drept asupra lor și nu le folosește în alt scop decât furnizarea serviciului.

Răspundere

Răspunderea Furnizorului pentru prejudicii se limitează la valoarea abonamentelor achitate de Clinică în ultimele trei luni anterioare faptei care a produs prejudiciul.

Furnizorul nu răspunde pentru beneficii nerealizate, pierderi de clientelă sau prejudicii indirecte. Limitările nu se aplică în caz de dol sau culpă gravă, ori acolo unde legea nu permite limitarea răspunderii.

Durată și încetare

Contractul se încheie pe durată nedeterminată, cu facturare lunară. Oricare parte îl poate denunța unilateral, cu un preaviz de 30 de zile transmis în scris, fără penalități.

Furnizorul poate rezilia contractul fără preaviz în caz de folosire a platformei cu încălcarea legii sau a politicilor operatorilor de canale, ori de neplată persistentă după notificare.

La încetare, Clinica poate cere o copie a datelor sale într-un format uzual, în termen de 30 de zile de la încetare. După acest termen, datele se șterg, cu excepția celor pe care legea ne obligă să le păstrăm.

Modificarea termenilor

Furnizorul poate modifica acești termeni, anunțând Clinica pe e-mail cu cel puțin 30 de zile înainte de intrarea în vigoare. Dacă modificarea dezavantajează Clinica, aceasta poate denunța contractul până la data intrării în vigoare, fără preaviz și fără penalități.

Legea aplicabilă și litigiile

Contractul este guvernat de legea română. Părțile vor încerca soluționarea amiabilă a oricărui diferend; în lipsa unei înțelegeri, competența revine instanțelor de la sediul Furnizorului.

Pentru orice întrebare privind acești termeni: contact@lumen-crm.ro.